Электронные письма прочно обосновались в жизни каждого современного человека. Они нужны и для личной переписки и для решения многих корпоративных вопросов и бизнес – задач. Однако зачастую пользователи электронной почты - новички не знают, каким образом прочесть письмо, пришедшее на их ящик.
Вам понадобится
доступ в интернет
Спонсор размещения P&G Статьи по теме "Как прочитать письмо, которое вам пришло" Как написать письмо мужу Как в Outlook не удалять письма с сервера Как архивировать почту Outlook
Инструкция
Зайдите в электронный ящик.
Откройте алрес портала, на котором располагается электронный ящик. Введите соответствующие значения в полях «Логин» и «Пароль». В случае если пользователь их забыл, следует воспользоваться функцией восстановления пароля.
Найдите входящие письма.
В появившемся окне в меню будет расположен список писем, нужно выбрать категорию «Входящие». Обычно данный пункт располагается самым первым. Для того чтобы открыть входящие письма нужно навести на ссылку курсор мышки и кликнуть левой кнопкой.
Просмотрите входящие письма.
Открывшийся список будет отображать все письма, которые пришли по данному электронному адресу. Непрочитанные письма, как правило, выделяются жирным шрифтом или помечаются иным способом, который легко можно распознать визуально.
Прочтите новое письмо
На новое письмо необходимо кликнуть и его содержимое откроется в отдельном поле.
Если электронное письмо не может быть прочитано пользователем, это является следствием неправильной кодировки письма или сложного форматирования. В этом случае можно попробовать изменить ссылки кодировки WIN/ALT/KOI/MAC/ISO. Если это не помогает и письмо по-прежнему отображает иероглифы, то для прочтения подобных электронных писем потребуется специальные программы – те, которыми пользовался отправитель письма.
Воспользуйтесь специальными подсказками.
Для подсказок в сложных непредвиденных ситуациях каждый ресурс, на котором заведен почтовый электронный ящик, имеет свои форумы и разделы «советы новичкам». Здесь можно найти все ответы на интересующие пользователя вопросы. А если ситуация является уникальной, можно задать вопрос с детальным описанием проблемы администрации портала или опытным пользователям на сайтах, посвященных компьютерам, интернету, электронной почте.
Как простоДругие новости по теме:
Сейчас сложно представить нормальную работу в сети интернет без использования электронной почты. Почтовые ящики с каждым днем становятся все более удобными и функциональными. Так как же работать с почтовым ящиком? Как просматривать в нем различного рода письма? Спонсор размещения P&G Статьи по теме
Пожалуй, сейчас у каждого современного человека и активного интернет-пользователя есть собственный почтовый ящик. Кто-то использует его для активной переписки, кто-то лишь для регистрации на сайтах. В любом случае, полезно знать о некоторых особенностях электронной почты. Спонсор размещения P&G
У каждого пользователя интернета есть свой электронный ящик, а у некоторых даже не один. Электронные письма уже давно вытеснили бумагу. Несомненно, электронная почта намного удобнее, она проста в использовании, не вызывает задержки в передаче сообщений и достаточно надежна. Но мало кто знает, как
В современном мире писать письма и отправлять их по традиционной почте уже давно не модно. Гораздо проще написать электронное письмо, оно дойдет в тысячу раз быстрее и ответ придет в такие же короткие сроки. Правда, еще не все знают, как отправить электронное письмо. Вам понадобится компьютер,
Письма всегда получать приятно и радостно. Письмо, которое нам доставила «Почта России», сохранить довольно просто, и так же просто его потерять. С электронными письмами дела обстоят совсем по-другому. Наверняка, при получении новой корреспонденции у вас возникало желание сохранить то или иное
Сегодня сервис обмена электронными сообщениями используется повсеместно. С его помощью можно отправить послание в любую точку планеты и получить отчет о доставке всего через несколько секунд. Пусть данная технология известна не первый год, не все пользователи интернета умеют правильно работать с
Безвыходных положений нет:
в крайнем случае, можно выйти из себя.
Станислав Ежи Лец
Хорошее было время лет этак 200 назад. Неспешное. Телефонов еще не было, телеграф был преимущественно флаговый, ну а общение между людьми сводилось все больше к личным контактам да гостевым посиделкам. Одно плохо – с теми, кто далеко жил, приходилось переписываться. Впрочем, благодаря этому нынешние историки могут изучать великолепные образцы эпистолярного наследия прошлого…
Раньше ведь письмо, как хорошее вино, в собственный конвертик упаковано было, ленточкой перевязано, еще и печатью запечатано. Да и сами письма просто произведениями искусства могли считаться, которые годами хранили в заветных шкатулочках или ящиках письменного стола. Чего только стоят выведенные каллиграфическим почерком строки: “Милостивейший государь! Во первых строках моего письма позвольте выразить Вам глубочайшую благодарность по поводу Вашего визита, имевшего место быть на прошлой неделе, в пятницу, по случаю именин моей дражайшей супруги”. М-да… Теперь так уже не пишут. И конвертов у писем нет, да и сами письма-то существуют лишь в электронном виде, так что вряд ли будущим историкам следует рассчитывать на богатое культурное наследие и надеяться отыскать, к примеру, переписку какого-нибудь нынешнего стихоплета, будущего классика, с издательством – электронные письма никто десятилетиями на дискетах хранить не станет. Есть, правда, во всем этом и положительная сторона – письма ходить быстрее стали. Ототправки до получения электронного письма всего пара минут может пройти. А могут и сутки кануть – это уж как письму повезет: “ляжет” почтовый сервер в “даун”, вот все преимущества “электронки” и пойдут прахом. Время-то прохождения почтового отправления в Сети не регламентируется. А между тем мало кто знает, но и во времена Царя Гороха, а точнее в царской России, скорость передвижения почты строго контролировалась. Так тяжелые почтовые повозки или сани везли со скоростью 8 верст в час, легкие – 10 верст, а экстренные послания так и вовсе двигаться должны были со скоростью 12 верст в час. Были еще нормы на передачу корреспонденции через почтовые эстафеты: осенью и весною – по 10 верст, а летом и зимою – по 12 верст в час. Погода и опасности не принимались во внимание. Девизом было: “Почта должна быть доставлена при любых обстоятельствах!”. Впрочем, сейчас, если не происходит ничего непредвиденного, на пересылку электронного письма тратится от силы несколько минут. Значит, не все так плохо в нашем настоящем…
Однако получение электронного письма – это только половина дела. Его ведь еще и исхитриться прочитать надо. А дело это не всегда легкое: электронное послание порой из-за смены кодировки такими “бруказюками” обрастает, что и понять нельзя, что это такое. Прочитав же письмо, нужно на него ответить – это тоже при некоторых обстоятельствах вопрос не простой, поскольку обеспокоенные безопасностью внутренней сети системные администраторы могут попросту закрыть доступ к почтовому ящику. В общем, существует масса ситуаций, которые осложняют жизнь честного приверженца электронной почты. Вот о том, как “выкрутиться” из них, и пойдет речь ниже.
Что делать, если пришло нечитаемое письмо?
Знакомая ситуация – полученное по электронной почте письмо абсолютно нечитаемо. Вместо набора знакомых букв и цифр содержимое электронного послания представляет собой набор совершенно непонятных символов, наталкивающих на воспоминания о великих сыщиках и зашифрованной переписке. И это недалеко от истины – просто пришедшее письмо содержит текст в “неправильной” кодировке, которую и нужно перевести в удобочитаемый вид.
Трудно в это поверить, но когда лет этак 6 назад впервые пришлось столкнуться с такой проблемой, расшифровка письма, состоявшего из двух строк, заняла, наверное, полчаса. Подобно древним манускриптам, письмо было подвергнуто анализу на предмет поиска “понятных” символов. Дело в том, что абсолютно точно была известна подпись, стоявшая под письмом: отсюда была возможность получить набор из нескольких символов, соответствовавших привычным буквам кириллицы. Дальше вместо “расшифрованных” символов в письме были проставлены кириллические буквы. По результатам подстановки удалось “угадать” еще пару слов и получить в свое распоряжение еще несколько символов, которые соответствовали русским буквам. После пары-тройки последовательных подстановок “опознанных” букв и угадывания новых слов весь текст письма удалось успешно прочитать. Сейчас подобные ухищрения ни к чему, поскольку в Сети существуют сайты, позволяющие на совершенно бесплатной основе проводить дешифровку нечитаемой корреспонденции, приводя практически любой текст к “нормальному” виду.
Наиболее известный из подобного рода ресурсов находится по адресу http://www.artlebedev.ru/tools/decoder/ . Это “Декодер почты”, размещенный на странице дизайн-студии Артемия Лебедева.
Работа по расшифровке письма сводится к трем последовательным действиям. Шаг первый: скопировать нечитаемый текст в буфер обмена. Шаг второй: вставить текст из буфера обмена в окно формы, размещенной на странице “почтового декодера”. Шаг третий: нажать кнопку “Расшифровать” на той же самой странице. Все – письмо можно читать. Согласитесь, это гораздо проще, чем “конвертировать” письмо в читаемую форму вручную. Забавно, но в качестве дополнительной информации декодер еще и расскажет, какую серию преобразований из одной кодировки в другую пришлось выполнить программе, чтобы письмо приобрело нормальный читаемый вид.
Если декодер почты от Артемия Лебедева по какой-то причине не понравился, то вот еще пара адресов подобных сервисов: "Декодер почты и ICQ" , "Декодер почтовых сообщений в неправильной русской кодировке" .
Как прочитать письмо на иностранном языке?
Другая неприятная ситуация: пришло письмо на не знакомом адресату языке, прочитать его надо, что называется, “до зарезу”, а языковых знаний не хватает. Спокойно! Все будет хорошо!
За помощью опять-таки стоит обратиться к неисчерпаемым сетевым ресурсам Всемирной Паутины. Многие, наверное, знают, а кто не знает – знайте: в Рунете существует отличный "переводческий" ресурс, сайт Translate.ru , с легкостью решающий проблемы перевода текстов с одного языка на другой. Адрес странички, на которой можно перевести текст на русский язык, такой: http://www.translate.ru/text.asp . Порядок действий аналогичен тому, что предпринимался при расшифровке нечитаемого письма: скопировать – вставить – нажать – читать. Поддерживаемые языки перевода: английский, немецкий, французский, испанский, итальянский. Конечно, ожидать особых лингвистических изысков не стоит, но вполне сносный подстрочный перевод, позволяющий понять общий смысл послания, получить можно, а на безрыбье, как известно, и рак – рыба…
Как поступить, если нет доступа к почтовому ящику, а нужно срочно отправить электронное письмо?
Ситуация чуть более сложная, чем две предыдущие. Предположим, что возникла острая необходимость отправить электронное письмо, а вот доступа к собственному почтовому ящику нет. Причины тут могут быть разные: бумажка с паролем “осталась в другом пиджаке”, не хочется заходить в собственный почтовый ящик с чужого компьютера (а вдруг “враги” зафиксируют пароль!), наконец, своего почтового ящика может попросту не существовать (бывает и такое…). Да мало ли еще причин.
Задача легко решается при помощи “анонимной” почты по адресу http://us.tomsk.ru/form.shtml . Никакой регистрации нового почтового ящика тут не требуется. Достаточно заполнить онлайновую почтовую форму, указать получателя письма, определить его тему и составить собственно текст, который должен быть отправлен адресату. После этого легким нажатием на соответствующую кнопку, расположенную на указанной странице, письмо будет отправлено по требуемому адресу. Недостаток – в качестве обратного адреса указывается несуществующий почтовый ящик [email protected], на который, увы, нельзя получить ответа. Но ведь ситуацию можно пояснить в тексте самого письма. Не так ли?
Как получить письмо с “закрытого” почтового ящика?
Чуть более видоизмененная ситуация, описанная выше: требуется получить письмо с почтового ящика, доступ к которому блокирован системным администратором. За примером далеко ходить не надо – пекущиеся о внутренней сетевой безопасности “хозяева сети” иногда запрещают доступ к популярным бесплатным почтовым службам вроде mail.ru или mailru.com.
В данном случае решить задачу кавалерийским наскоком не получится: о преодолении проблемы придется позаботиться заранее. Как вариант, можно сменить почтовый адрес и найти ящик, доступ к которому не заблокирован. Но где гарантия, что через пару месяцев и он не попадет в “черный список”? Да и менять известный друзьям и знакомым адрес электронной почты не хочется – люди имеют обыкновение забывать, а потому частая смена адреса может привести к тому, что письма где-нибудь потеряются. Что же делать?
На самом деле все просто. Для начала требуется открыть почтовый ящик на каком-нибудь бесплатном почтовом сервисе, предоставляющем услугу по пересылке корреспонденции на заранее оговоренный адрес электронной почты. Кстати, mail.ru такой “фишкой” обладает. Ясное дело, что зарегистрировать ящик придется с любого “незаблокированного” компьютера, предоставляющего доступ к выбранной почтовой службе. Как вариант, сделать это можно с домашнего компьютера. Именно адрес этого почтового ящика и будет “постоянным” адресом, который можно рассылать друзьям и знакомым. Шаг второй – поиск постовой службы, доступ к которой не заблокирован с рабочего компьютера. Искать можно, например, через поисковик Google , задав в качестве поискового запроса ключевое слово mail или free mail. Где-нибудь на …дцатой странице найдется малоизвестный почтовый сервис, не попавший в число заблокированных системным администратором. В данном случае поиск надо осуществлять уже с “рабочего” компьютера. Шаг третий – регистрация аккаунта на малоизвестном почтовом сервисе. Это будет “временный” почтовый ящик, который можно сменить, если вдруг выбранный почтовый сервис попадет в число "запрещенных". Шаг четвертый – очевидный: настройка пересылки почты с “постоянного” адреса на “временный”. Как это сделать, подробно расписывается на сайте почтовой службы, такую услугу предоставляющей. Настройку параметров придется вести из дома, с незаблокированного компьютера. Вот и все. Теперь только остается время от времени заглядывать во “временный” ящик и читать почту, поступающую в “постоянный”. Правда, отвечать на письма придется с “временного” адреса. Но ведь друзья поймут, а в случае чего временный адрес всегда можно сменить – главное, что вся поступающая почта все равно будет приниматься “постоянным” ящиком, адрес которого остается неизменным.
Как получать уведомления о поступлении почты на сотовый телефон?
Вполне понятно желание избавиться от необходимости заглядывать в почтовый ящик каждые полчаса в надежде увидеть там долгожданное письмо. Гораздо удобнее, если письмо само сообщит о себе. Можно, конечно, воспользоваться услугами какой-нибудь платной службы вроде E-Mail2SMS , но, согласитесь, в России платить за подобные “мелочи” как-то не принято. Так, может, существуют какие-то альтернативные пути? Для владельцев сотовых телефонов, подключенных к “Мегафону”, это вполне реально. Возможно, что нечто подобное можно организовать и при помощи других операторов. К примеру, существует сервис MAIL2SMS , поддерживаемый оператором сотовой связи “БиЛайн”, однако, не имея практического опыта его использования, давать рекомендации, наверное, не стоит. А вот с “Мегафоном” предлагаемая ниже методика уже опробована и работает на все сто процентов. Итак, что же надо сделать, чтобы уведомление о поступившем в почтовый ящик письме приходило на сотовый телефон?
Для начала следует открыть почтовый ящик на сервере “Мегафона”. Сервис этот бесплатный и входит в основной пакет услуг, предоставляемых оператором связи. Первый шаг – выбор имени почтового ящика. По умолчанию адрес электронной почты будет иметь такой вид @ nwgsm.ru, однако при желании можно задать произвольное имя. Чтобы проверить, не занят ли требуемый адрес, достаточно послать на него пустое письмо с любого другого почтового адреса. Если послание возвратилось обратно, то все отлично, адрес свободен. Если письмо “дошло до адресата”, то придется думать над другим именем ящика – выбранный адрес уже кем-то занят. В принципе первый шаг можно пропустить и сразу начать попытки создать почтовый ящик, однако в этом случае при каждой неудаче (ящик с нужным именем уже существует) придется оплачивать стоимость исходящего SMS-сообщения.
После того как имя выбрано, наступает очередь второго шага – “сотворение” почтового ящика. Чтобы создать почтовый ящик с требуемым именем, нужно послать на сервисный номер +79219909090 SMS-сообщение следующего содержания: C<имя_ящика> <пароль> <Фамилия Имя>. Вся эта абракадабра означает следующее: <имя_ящика> – это, собственно, то, что будет предшествовать символу @ в почтовом ящике, <пароль> понадобится для доступа к почтовому ящику через Web-интерфейс или по протоколу POP3. Наконец, <Фамилия Имя> – текст, который будет подставляться в поле “From” при отправке почты через размещенный на сервере “Мегафона” почтовый ящик. Всю информацию лучше набирать латинскими буквами, данные отделять друг от друга пробелами. Через несколько минут после отправки SMS-сообщения сервис ответным сообщением уведомит об открытии нового ящика и сообщит его параметры (имя, пароль доступа, имя владельца). Все. Теперь о любом поступившем в почтовый ящик письме почтовый сервер будет слать на телефон абонента SMS-уведомление следующего вида: “You have а new mail from ‘адрес отправителя’. To read body of last msg reply with letter B. To read subj of last msg reply with letter S”. Согласитесь, удобно. Кстати, при необходимости можно даже прочитать первые строки письма, не открывая почтового ящика – для это нужно отправить SMS-сообщение, состоящее из одного-единственного символа “B”, на сервисный номер +79219909090. Как показывает опыт, ответ чаще всего приходит в течение минуты. Наконец, ответ на поступившее письмо можно также послать, не прибегая к помощи компьютера. Для этого нужно создать и отправить на сервисный номер SMS-сообщение следующего вида *
После всех этих ухищрений осталось только обеспечить поступление писем во вновь открытый ящик. Как это сделать, уже описывалось выше, в ответе на вопрос “Как получить письмо с “закрытого” почтового ящика?”. Единственное неудобство – ящик, через который приходит уведомление на телефон, необходимо периодически “чистить”, а то, под завязку наполнившись пересылаемыми письмами, он откажется принимать новую почту. Сделать это можно, либо послав на уже упоминавшийся выше сервисный номер SMS-сообщение “KA” (удаление всех писем), либо зайдя в почтовый ящик через Web-интерфейс (не забудьте пароль!), либо скачав почту через POP3 при помощи обыкновенного почтового клиента. Вот и все. Уведомления о приходе почты будут поступать даже на телефон, находящийся в роуминге, так же, как и отвечать на пришедшие письма можно будет из любого уголка земного шара, где есть GSM-сети. Так что пользуйтесь благами цивилизации и наслаждайтесь жизнью. Ну и про электронную почту не забывайте.
Кстати, а может, у кого-то есть и свои секреты и хитрости, помогающие найти выход из нестандартных ситуаций? Поделитесь, если не жалко…
Многим из нас приходится вести деловую переписку, причём зачастую мы лично не знакомы со своим адресатом. И очень важно, чтобы переписка в профессиональной сфере была грамотной, ответы — корректными и компетентными, а сам процесс не отнимал у нас много времени.
Как подсчитали в британском издании The Journal, средний пользователь тратит на разбор электронной почты 49 минут в день. Он проверяет ящик до 40 раз в час. И речь не о топ-менеджерах, а об обычных людях.
Давайте попробуем вместе понять, как разобрать почту, не заглядывая в почтовый ящик по 40 раз в час.
НЕ НАЧИНАЙТЕ ДЕНЬ С ПРОВЕРКИ ПОЧТЫ
Никто не любит заставлять других ждать. С утра, обнаружив гору входящих сообщений, очередь из звонков и срочных дел, первым желанием будет со всем этим разобраться до начала работы.
Лучше потратьте самые продуктивные часы на более важные задачи. Необходима сила воли, чтобы отключить мир вокруг себя хотя бы на час. В противном случае вы жертвуете своим потенциалом ради иллюзорного профессионализма.
ТРАТЬТЕ НА ПРОВЕРКУ ПОЧТЫ СТРОГО ОГРАНИЧЕННОЕ ВРЕМЯ
К примеру, не более пяти минут в час и 5 раз в день. Такой подход обеспечивает бoльшую гибкость и свободу. Но нужно помнить о дисциплине, чтобы каждая пятиминутная проверка не затягивалась на полчаса.
НЕ ПРОВЕРЯЙТЕ ПОЧТУ, ЕСЛИ У ВАС СЕЙЧАС НЕТ ВРЕМЕНИ, ЭНЕРГИИ И ВНИМАНИЯ РАЗОБРАТЬСЯ С ТЕМ, ЧТО МОЖЕТ ВАМ ПРИЙТИ
Проблема с рутинной проверкой новых писем состоит в том, что зачастую у вас нет времени и возможности нормально отреагировать на них, поэтому вы просто зря тратите время. В том числе поэтому не стоит проверять почту первым делом с утра - обычно, когда вы просыпаетесь, у вас нет энергии и внимания, чтобы справиться с ними, и вы в итоге только подвергаете себя лишнему стрессу.
ПРИНИМАЙТЕ РЕШЕНИЕ ПО ПОЛУЧЕННОМУ ПИСЬМУ СРАЗУ
Когда вы открываете новое письмо, есть несколько вариантов:
Сразу сделайте выбор, но лучше из двух первых вариантов. Если вы прочли письмо и знаете, что надо сделать, сразу сделайте это. Иначе вы обрекаете себя на перечитывание. Если вы делаете все это правильно, ваш почтовый ящик превращается в список самых сложных вопросов, тем, которые требуют размышления (помечайте их «к исполнению» или звездочкой), плюс немного несрочных писем на прочтение потом.
УДАЛЯЙТЕ НЕВАЖНЫЕ ПИСЬМА
СОРТИРУЙТЕ ПИСЬМА
Почтовые сервисы позволяют создавать папки. Это лучший инструмент для борьбы с перегруженной почтой. Создайте папки для работы, личных переписок, учёбы, прочих вещей. Это могут быть папки «Проекты», «Другое», «Ответить позже». Главное, чтобы вам было удобно. Но чтобы изначально отсортировать почту по папкам, нужно потратить время.
Если у вас получится пустить почту на самотек после неустанного выполнения пунктов выше, тогда бросьте раскладывать письма по папкам! Этот лайфхак вам уже не нужен.
ПЕРЕНАПРАВЛЯЙТЕ ПИСЬМА КОЛЛЕГАМ, ЕСЛИ ОНИ СМОГУТ ОТВЕТИТЬ БОЛЕЕ КОМПЕТЕНТНО
Перенаправляйте письмо с небольшим пояснением и удаляйте его из входящих, если есть такая возможность.
ТЕМА ПИСЬМА ВАЖНЕЕ СОДЕРЖАНИЯ
Тему письма нужно воспринимать как заголовок текста: она должна содержать основную мысль сообщения и в то же время достаточно заинтриговать человека. «Информация», «К сведению» - плохие варианты. Заголовок должен выражать простоту и конкретность: «Даты отпусков», «Сотрудники на тренинг», «Как подать заявку на внешнее обучение».
ИСПОЛЬЗУЙТЕ СКРЫТУЮ КОПИЮ, ЧТОБЫ НЕ ПОДСТАВЛЯТЬ АДРЕСАТОВ ПИСЬМА
«Скрытая копия» - это та графа, куда вы помещаете контакты, которые не должны быть видны другим людям. Обычно её используют для рассылок и спама, но ещё это поле удобно, чтобы соблюдать приличия и не показывать почтовые адреса людям со стороны. Ошибочно полагать, будто людям комфортно, когда их адреса видят другие люди.
Также отвечая на письмо, в котором указано несколько адресатов, не жмите «Ответить всем», если ваш ответ нужен ограниченному числу людей.
КОРОТКО И ПО СУТИ
Напишите в письме всё самое главное. Без воды, лишних эпитетов и ненужных фраз - по принципу презентации для лифта. Идеально, если ваши мысли займут не более пяти предложений.
ИСПОЛЬЗУЙТЕ ВЛОЖЕНИЯ ТОЛЬКО ДЛЯ ВТОРИЧНОЙ ИНФОРМАЦИИ
- обоснование вашего сообщения или просьбы;
- форма или таблица для заполнения;
- материал, который действительно интересен, но включать его в тело письма нецелесообразно (длинный прайс-лист, актуальная статья, буклет).
ПОДВОДИТЕ ИТОГ КАЖДОГО ПИСЬМА
Именно в нем чётко формулируйте, чего именно ожидаете от получателя: что ему нужно сделать, когда это нужно сделать, что и как написать в ответном письме. Если вы просите адресата о нескольких действиях или передаёте несколько пунктов информации, то список поможет ему понять вас быстрее и правильнее, а также ничего не забыть.
ОТФОРМАТИРУЙТЕ ПИСЬМО
Используйте пробелы между абзацами, списки, цифры для обозначения последовательности. Не используйте Caps Lock - так вы кричите на своего собеседника. Удалите жаргон и шаблонные подписи.
ВЫУЧИТЕ КЛАВИАТУРНЫЕ СОКРАЩЕНИЯ ВАШЕЙ ВЕБ-ПОЧТЫ
Мало кто знает, что даже в веб-почте можно не отрывать руки от клавиатуры и тем самым уделить больше внимания тому, что ты делаешь. Например, в Gmail (и почте Google Apps) действуют следующие клавиатурные сокращения:
- клавиша С создает новое сообщение, а Shift-C создает сообщение в новом окне;
- «/» перемещает курсор в поле поиска;
- N и P перемещают вас между сообщениями, а K и J - между цепочками сообщений;
- E позволяет архивировать ненужные письма, а M - игнорировать последующую переписку (от английского mute);
- пометить звездочкой цепочку писем можно клавишей S (от star);
- «!» отправляет письмо прямиком в папку «Спам»;
- Shift-I и Shift-U отмечают письма как прочтенные и непрочтенные соответственно;
- если во время набора нажать Tab, а затем Enter, письмо отправится адресату;
- если же нажать G, а затем A, то очутитесь в папке «Все письма», а G и S перенесут в папку писем, помеченных звездочками.
КАК ДОЛГО ЖДАТЬ ОТВЕТ
Попрошайка, хвостик, надоеда - те нерешительные ярлыки, которыми вы награждаете себя при мысли об отправке повторного обращения, и откладываете действие на потом. А зря! Не нужно терять по пять дней в ожидании заветного ответа, как это делает большинство из нас. Долой застенчивость и неуверенность!
Если по истечении суток вы не увидели обратной реакции - отправляйте повтор без лишних раздумий. Это на 21% увеличит ваш шанс на получение результата.
НАЗНАЧАЙТЕ СРОКИ И СЛЕДИТЕ ЗА НИМИ
Просьбу, для которой не обозначен срок исполнения, намного проще отложить в долгий ящик. Но важно помнить, что в тот же ящик попадают и просьбы с отдалёнными сроками (выслать через неделю и более).
Поэтому, во-первых, всегда указывайте срок. А во-вторых, разбивайте большие просьбы на этапы и пишите отдельные письма по каждому.
И если мы хотим, чтобы к нашим срокам относились серьёзно, то сразу по их истечении нужно строго спрашивать: «Не получил от вас информацию. Вы высылали? Когда сможете выслать?»
ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПРАВИЛОМ ТРЁХ ПИСЕМ
При личном общении человеку в среднем удается правильно уловить настроение собеседника в 80% случаев. При переписке эта цифра уменьшается до 40%. В электронном письме трудно понять, использовал собеседник в письме сарказм или юмор.
Чтобы не перегружать почту, можно придерживать трех писем: ели вопрос не удается решить в три письма, после третьего нужно встретиться или созвониться.
Придерживайтесь этого правила, так как оно будет работать лишь в том случае, если вы будете соблюдать его постоянно.
ОБЪЯВЛЯЙТЕ EMAIL-КАНИКУЛЫ
День–два отдыха от электронной почты дают мозгу отдых, в котором он так нуждается, позволяет сосредоточиться на чем-то более важном и достойном, и вероятно, что когда вы вернетесь к почте, у вас даже появится больше энергии.
